Da marzo 2021. Misure anticontagio Covid 19 e Servizi Cimiteriali: aggiornamenti

In relazione alle misure di contrasto e contenimento alla diffusione del Covid-19 emanate e messe in atto dall’8 marzo 2021, gli uffici amministrativi di via del Verano hanno provveduto a riorganizzare il flusso della documentazione al fine di erogare i servizi con modalità a distanza nel minor tempo possibile, tenuto conto comunque dell’attuale riduzione del proprio personale a causa del virus.
Ciò ha generato un fisiologico, iniziale, rallentamento sui tempi di emissione delle autorizzazioni e delle fatture, che si sta già comunque progressivamente recuperando con l’assestarsi delle nuove procedure attivate. AMA Cimiteri Capitolini è infatti impegnata ad erogare il massimo dei servizi in relazione al personale effettivamente presente.
Si evidenzia pertanto che gli eventuali tempi di attesa non dipendano da inefficienze di Agenzie o Centri Servizi che operano in ambito funebre e cimiteriale, bensì dalla situazione contingente dovuta al Covid-19 ed alle conseguenti misure preventive anti-contagio doverosamente attivate da AMA a tutela dei propri dipendenti, del personale delle Agenzie e degli stessi utenti finali dei servizi cimiteriali.
Al fine comunque di poter migliorare ulteriormente l’attuale flusso di documentazione e pagamenti, con l’intento di velocizzarne gli iter, si precisano ulteriori indicazioni di dettaglio e chiarimento riguardo le nuove procedure applicate dalla data dell’8 marzo 2021.
AMA Cimiteri Capitolini è fortemente impegnata al raggiungimento di un comune obiettivo: garantire all’utenza i consueti standard e tempi di erogazione dei servizi, seppur nella circostanza emergenziale che il Paese sta vivendo.
È fondamentale, per questo, attenersi alle modalità indicate in questa e nella precedente comunicazione dell’8 marzo 2021

IMPORTANTE: ricordare sempre che:

  • per la presentazione delle istanze sono disponibili le e-mail dedicate degli uffici competenti,
  • per le richieste di informazioni generali nonché delle ubicazioni delle concessioni, sono sempre disponibili i 2 canali:
    • telefonico: Call Center Cimiteri Capitolini 06.49236331. Dal lunedì al giovedì: ore 8.30- 15.00. Venerdì: ore 8.30-13.30. Esclusi i festivi.
    • e-mail: protocollosfc@amaroma.it, cui eventualmente indirizzare anche sollecitazioni o reclami.

Invio richieste tramite mail agli uffici competenti: integrazioni e precisazioni

Al fine di favorire un esito positivo delle richieste inviate tramite mail, si forniscono le seguenti indicazioni:
Per tutte le tipologie di richieste:

  • Il primo foglio del PDF deve contenere la dichiarazione sostitutiva di atto notorio di possesso dei documenti in originale
  • Il file pdf deve essere unico, allegato ad una singola mail. Non inviare documenti separati o inseriti nel messaggio di posta elettronica
  • L’oggetto della mail dovrà essere: Richiesta di ………. (tipologia servizio) ………. per la salma di ……………. ……………
  • La scansione del fascicolo deve essere chiara e i documenti personali (defunto, dichiaranti, codici fiscali) devono essere ben visibili
  • I documenti d'identità devono essere tutti fronte retro
  • Il pagamento tramite bonifico deve sempre seguire il rilascio di reversali e fatture e mai essere precedente

Nel caso di necessità di integrazione dei documenti, sarà necessario:

  • inviare di nuovo un pdf completo di tutti i documenti
  • la mail di nuovo invio avrà come oggetto: Integrazione Richiesta di …(tipologia servizio)…… per la salma di…….............................

Specifica per Cremazioni

  • Tutte le sezioni del modulo 550 o 556 e le dichiarazioni sostitutive di atto notorio 551/ 552 o 557 /558 devono essere compilate in maniera completa e chiara (meglio se dattiloscritto)
  • Ogni dichiarazione sostitutiva presente nel fascicolo deve riportare i dati completi del dichiarante, i dati completi del defunto, i dati completi (se previsto) dell’affidatario. Attenzione, ogni dichiarazione priva di data o mancante di firme risulterà inefficace
  • Al fine di evitare modelli E (ulteriori dichiarazioni) si raccomanda di aggiungere nei modelli 551 o 557 (in coda ai nominativi che effettuano la dichiarazione) la frase “non esistono altri parenti di pari grado”.

Qui di seguito si riepilogano i documenti da inviare con un unico PDF, sottolineando che dovendo essere un unico invio comprensivo di tutti i documenti è temporaneamente sospeso il termine dei 5 giorni dal decesso, al fine di poter acquisire anche il Certificato Medico. Si prega di osservare la successione dei documenti all’interno del PDF come di seguito indicato

1. Dichiarazione sostitutiva di possesso dei documenti in originale
2. Mod. 550 o 556 (richiesta)
3. Documento DEFUNTO /CODICE FISCALE
4. CERTIFICATO MEDICO /Estratto
5. Mod. 551 e DOC fronte retro del dichiarante
6. Mod. 552 (se presente altro parente pari grado) con Documento fronte retro del dichiarante
Oppure 6.1- Mod. 557 e Documento fronte retro del dichiarante
6.2- Mod. 558 (se presente altro parente di pari grado) con Documento fronte retro del dichiarante
7. Conformità del feretro timbrata e firmata

In caso di cremazione autorizzata e affido non autorizzato da parte di Roma Capitale:

  • Ufficio Cremazioni effettuerà una comunicazione circa i motivi del diniego e richiesta di documentazione integrativa
  • Dovrà a seguire essere inviato un pdf completo di tutti i documenti comprensivo del Mod. E necessario
  • La mail di invio avrà come oggetto: Integrazione Richiesta Cremazione salma …………… .

IMPORTANTE: la mail cremazioni.cc@amaroma.it è unicamente dedicata alla ricezione delle richieste di cremazione salme. Al fine di renderla fruibile per tutti per l’uso consentito si chiede di inviare eventuali richieste di sollecito così come altre tipologie di richieste alla mail protocollosfc@amaroma.it, da cui sarà smistata agli uffici competenti per l’evasione della richiesta.

Modalità di pagamento tramite bonifico

Si richiede che il bonifico sia sempre successivo all’emissione di reversale/fattura, e sia effettuato entro massimo 4 giorni lavorativi dal rilascio di reversale/fattura. Si raccomanda di effettuare bonifici su IBAN IT93N0100503375000000000814 con le seguenti modalità:

Distinti per:
a) concessioni
b) fatture

Inserire la seguente causale:

  • Se trattasi di pagamento di concessioni:
    • Se si tratta di una sola concessione: “Pagamento Concessione/reversale n. ……….….. e fattura n. …..… collegata”.
    • Se si tratta di più di una concessione: “Pagamento Concessioni/reversali emesse in data GG/MM/AAAA”
  • Se trattasi di pagamento di fatture:
    • Se si tratta di una sola fattura: “Pagamento fattura n. ………………”
    • Se si tratta di più di una fattura “Pagamento Fatture emesse in data GG/MM/AAAA”

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