Nuove disposizioni amministrative per tutti i servizi cimiteriali (dall'11.06.2021)

Disposizioni tecniche

Premesso che nel mese di maggio 2021 sono stati definitivamente riaperti tutti i servizi cimiteriali – sia amministrativi che operativi - relativi alle seconde sepolture, si rende ora necessario perfezionare alcune procedure al fine di consentire una erogazione dei servizi in modo sempre più efficace, nel rispetto sia delle aspettative degli utenti sia dell’applicazione dei processi aziendali.

Di seguito sono indicate le nuove disposizioni riguardanti:

- pagamenti tramite bonifico

- acquisizione delle pratiche in originale relative ai mesi marzo-aprile 2021

- tempi di presentazione delle pratiche di cremazione

- gestione delle richieste di tumulazioni ceneri:

Si forniscono inoltre sia il nuovo modello di Dichiarazione Sostitutiva dell’Atto di Notorietà con gli aggiornamenti effettuati, sia un aggiornamento della Scheda Riepilogativa per la consegna delle pratiche in originale al Protocollo.

1) Pagamento tramite bonifici

Si ribadisce che i bonifici devono essere effettuati entro massimo 4 giorni lavorativi dal rilascio di reversale/fattura con le seguenti modalità:

Se trattasi di pagamento di concessioni:

• Per una sola concessione inserire nella causale “Pagamento Concessione/reversale n. ……….………….... e fattura n. …………………….. collegata”.
• Per più di una concessione inserire nella causale “Pagamento Concessioni/reversali emesse in data GG/MM/AAAA"

Se trattasi di pagamento di fatture:

• Per una sola fattura inserire nella causale “Pagamento fattura n. ………………….…………”
• Per più di una fattura inserire nella causale “Pagamento Fatture emesse in data GG/MM/AAAA”

Dal 15 giugno 2021 sarà necessario inviare copia del pagamento effettuato con bonifico all’indirizzo mail pagobonifico.cc@amaroma.it .

Tale invio consentirà una rapida riconciliazione delle fatture saldate, ed eviterà agli utenti la possibile sospensione o revoca dei servizi cimiteriali su cui non fosse stato possibile individuare il pagamento effettuato entro i termini.

2) Acquisizione pratiche in originale periodo marzo – aprile 2021

Dal 3 maggio 2021 l’acquisizione delle pratiche in originale riguardanti i servizi cimiteriali richiesti è attiva e procede senza particolari problemi.  Essendo comunque necessario per AMA Cimiteri Capitolini acquisire anche le pratiche in versione cartacea originale riguardanti il periodo marzo-aprile 2021 si richiede di inviare una mail con richiesta di appuntamento solo per la consegna delle pratiche arretrate agli indirizzi:

protocollosfc@amaroma.it
protocollo.cimitericapitolini@pec.amaroma.it

AMA Cimiteri Capitolini in risposta indicherà la data di appuntamento per la consegna.

Essendo prevedibile un numero di pratiche elevato, si richiede particolare cura nella compilazione degli elenchi riepilogativi delle pratiche da consegnare, seguendo le indicazioni della Scheda Riepilogativa allegata.

L’Ufficio Protocollo, dopo aver verificato la presenza di tutte le pratiche indicate, rilascerà una conferma di avvenuta ricezione. Si sottolinea che le pratiche consegnate in originale dovranno includere tutti i documenti inviati precedentemente tramite mail con PDF allegato.

Si conferma che la consegna degli originali è obbligatoria.

La mancata consegna esporrebbe le Dichiarazioni Sostitutive dell’Atto di Notorietà inviate in precedenza a contestazioni per violazione della Legge 445/2000.

3) Cremazioni

In conseguenza dello sforzo massivo congiunto tra AMA Cimiteri Capitolini e Roma Capitale, nel mese di maggio le autorizzazioni complessive alla cremazione hanno superato la media di 400/settimana.
Nel cimitero di Prima Porta le salme in giacenza sono diminuite di circa 80% rispetto ai massimi raggiunti nei mesi precedenti (nonostante anche nel mese di Maggio 2021 sia stato riscontrato un numero di decessi superiore al Maggio 2020).
Al fine di favorire ora una ulteriore riduzione dei tempi di attesa per le cremazioni, dal 15 giugno 2021 dovrà essere tassativamente rispettato il limite dei 5 giorni lavorativi tra la data del decesso e l’invio della richiesta di cremazione completa in tutti i suoi elementi.
L’Ufficio Cremazione verificherà i tempi di invio, respingendo le richieste pervenute fuori tempo limite, ove non fossero supportate da motivazioni scritte e verificabili.

4) Tumulazione ceneri

Dal 10 maggio 2021 all’indirizzo mail tumulazioneceneri.cc@amaroma.it possono essere inviate in formato PDF le pratiche relative a tumulazione ceneri e cassette ossario per operazioni cimiteriali o cremazioni (se la richiesta riguarda Arciconfraternite, Enti, Associazioni, ecc. l’indirizzo mail cui inviarla è  acecatastoaree.cc@amaroma.it ).
Nelle prime 4 settimane di invio, sono pervenute ad AMA Cimiteri Capitolini oltre 1.300 richieste di tumulazione ceneri.
Per far fronte a questa forte domanda di servizio sono in corso riorganizzazioni interne che consentiranno di aumentare il numero di autorizzazioni erogabili, ma è necessario sottolineare che con numeri così alti di richieste i tempi di autorizzazione per la tumulazione delle ceneri inevitabilmente saranno conseguenti.
Per il futuro si sta inoltre ipotizzando un processo innovativo che preveda di unificare le richieste di cremazione con le successive richieste di tumulazione ceneri.

Si richiede infine di non inviare eventuali segnalazioni su problemi, solleciti, ecc. a varie mail, ma soltanto all’indirizzo mail protocollosfc@amaroma.it, da cui si provvederà ad interessare ed attivare i vari uffici competenti.